Définir l'objectif d'une conférence et sa thématique

La première étape pour organiser une conférence consiste à définir son objectif. Vous souhaitez informer, former, inspirer, fédérer ou lancer une activité ? Cet objectif oriente le format, le choix des intervenants, le public ciblé et la stratégie de communication.

La conférence doit répondre aux attentes du public et être cohérente avec votre domaine d’activité. Plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• le format de la conférence

• l’ordre du jour

• les temps de parole

• le nombre d’invités

• la stratégie de communication et la diffusion sur les réseaux sociaux

Se poser les bonnes questions en amont est important pour structurer votre projet et savoir où vous allez.

Conseil : une conférence réussie repose sur un objectif clair, partagé par toutes les personnes impliquées dès la mise en place.

Préparer une conférence : la phase de planification

La préparation d’une conférence repose sur plusieurs piliers pour savoir organiser efficacement un événement :

• fixer une date et construire un planning heure par heure

• fixer le budget et anticiper chaque dépense

• constituer l’équipe projet

• choisir le contenu et les formats de prise de parole

• définir l’ordre du jour

• prendre en compte les temps de déplacement et les disponibilités

Cette phase permet de prendre le temps de structurer l’organisation et d’éviter les imprévus le jour J.

Il est également possible d’envoyer un questionnaire de satisfaction après l’événement afin d’évaluer l’impact auprès du public et d’améliorer vos prochaines conférences.

Trouver le bon lieu pour organiser une conférence à Lyon

Trouver le bon lieu est un facteur clé. Lyon events accompagne les entreprises pour choisir des espaces adaptés au type d’évènements organisés.

Nos sites permettent :

• d’accueillir différents formats de conférences

• de s’adapter au nombre de personnes attendues

• de proposer des espaces dédiés à la prise de parole

• d’assurer un accueil fluide du public

Le choix du lieu est important dans tous les cas : il doit être accessible, cohérent avec l’image de l’entreprise et adapté à votre activité.

Il est également recommandé de prendre en compte les enjeux de développement durable : sélection de prestataires responsables, limitation des impressions, gestion des déchets.

Retrouvez nos lieux pour organiser votre conférence à Lyon

Vous pouvez trouver au sein de Lyon events des lieux professionnels et modulables pour créer des conférences adaptées à vos besoins.

Nos équipes vous accompagnent dans la mise en place de votre projet, de la réservation à la coordination sur site. Notre service commercial peut vous envoyer des informations détaillées selon votre demande.

 Contactez-nous pour toute question ou pour recevoir une proposition adaptée.

Vous avez désormais toutes les clés pour organiser une conférence réussie. De la définition de l’objectif à la communication sur les réseaux sociaux, chaque étape compte pour assurer l’impact de votre événement.

Qu’il s’agisse d’une conférence institutionnelle, corporate ou sectorielle, organiser une conférence demande méthode, gestion du temps et coordination. 

Prendre en compte chaque paramètre permet de garantir une expérience qualitative pour vos invités.