Définir l'objectif d'une conférence et sa thématique

La première étape pour organiser une conférence ou un congrès consiste à définir l’objectif. Souhaitez-vous informer, former, fédérer des personnes, structurer un message ou accompagner une formation ? Cet objectif conditionne le format, le programme, le choix des intervenants, le public ciblé et les canaux de communication mobilisés, y compris les réseaux sociaux.

La conférence doit répondre aux attentes des participants et être cohérente avec la stratégie globale de votre organisation d’événements.

Conseil : un objectif clairement défini facilite toutes les étapes suivantes et permet de garder le cap tout au long du projet.

Définir les bases pour organiser un congrès réussi

Organiser un congrès commence par la rédaction d’un cahier des charges précis. Ce document permet de prendre en compte l’ensemble des besoins et pratiques liées à votre événement.

Il définit notamment :

• les objectifs du congrès

• les termes de capacité et la capacité d’accueil

• le public ciblé et le nombre de participants

• le format (conférence, formation, assemblée générale)

• les outils et canaux de communication

Il permet de définir les éléments structurants de l'évènement : 

• le programme

• le choix des intervenants

• l’organisation des temps forts

• l’accueil des participants

Un congrès réussi est un événement aligné avec les attentes des parties prenantes et des participants, tout en respectant votre image de marque.

Planification et organisation du congrès : une étape clé

La réussite de l’organisation d’un congrès repose sur une planification structurée, pilotée par un chef de projet en lien avec le comité d’organisation.

Cette phase comprend :

• la définition de la date et de l’emploi du temps

• l’élaboration du rétroplanning

• la gestion du budget

• la sélection des prestataires

• la validation des termes de capacité

• le choix du format : conférence, formation, tables rondes, assemblée générale

Ainsi, cette organisation permet d’optimiser le temps, de prendre en compte les contraintes et d’assurer une coordination efficace pour les événements à venir.

Capacité d’accueil, accès et logistique : des critères déterminants

Le choix du site est stratégique pour réussir l’organisation de votre congrès. Il doit répondre aux enjeux de capacité, d’accès et de confort pour les participants.

Les critères essentiels incluent :

• des espaces adaptés au nombre de personnes

• une capacité d’accueil modulable

• un accès facilité par les transports en commun

• des équipements techniques performants

• une gestion fluide de l’accueil des participants

Implantés à Lyon et en périphérie, les sites de Lyon events bénéficient d’un excellent accès France grâce aux transports en commun, répondant aux exigences du tourisme d’affaires et des congrès en France et à l'international. 

Lyon events, partenaire de vos congrès

Spécialiste de l’évènementiel, Lyon events accompagne entreprises, institutions et organisateurs dans l’organisation de congrès, assemblées générales et autres événements professionnels.

Nos équipes assurent :

• l’analyse du cahier des charges

• le conseil sur les espaces et la capacité d’accueil

• la coordination des prestataires

• l’organisation du programme

• l’accueil des participants

• les temps complémentaires : team building, soirée de gala, moments de networking

Vous avez besoin d’aide pour votre prochain congrès ? Contactez-nous via notre site pour échanger avec nos équipes. 

Nous vous accompagnons pour organiser un congrès valorisant votre image de marque, en phase avec les attentes des participants et les standards du tourisme d’affaires, en France comme à l’international.